Frauderisico is een bestandsdeel van integraal risicomanagement
Beheersing van frauderisico’s en de preventie ervan staan niet op zichzelf, maar is in onze visie een bestandsdeel van integraal risicomanagement. In dat kader is frauderisico verankerd in de kadernota ‘integraal risicomanagement’. Hierdoor is het onderdeel van het reguliere planning en control proces. Naast deze beleidsmatige kant kennen we een frauderisicoanalyse. In deze analyse worden risico’s vanuit de bekende fraudedriehoek uiteengezet. Het gaat daarbij om de perspectieven ‘druk, gelegenheid en rationalisatie’. De frauderisicoanalyse bestaat al meerdere jaren en wordt regelmatig door de risicomanager geactualiseerd. De processen die het meest gevoelig zijn voor frauderisico’s zijn: inkopen, aanbestedingen en processen in het sociaal domein.
Frauderisicoanalyse
Een frauderisicoanalyse alleen is onvoldoende. Daarom wordt de frauderisicoanalyse actief betrokken (en getoetst) door de verbijzonderde interne controle. Dit doen we voor de materieel financieel kritieke processen. Bij deze toets worden afdelingen en medewerkers bevraagd en worden beheersmaatregelen op robuustheid getoetst. Daarnaast is in beeld gebracht welke afdelingen een relatief hoog frauderisico hebben. Voor die afdelingen worden door de risicomanager sessies georganiseerd, waarbij verdieping wordt gezocht in de frauderisico’s. Daarbij wordt het management nadrukkelijk uitgedaagd om na te denken over potentiële frauderisico’s, maar ook over passende beheersmaatregelen.
Fraude en integriteit
De coördinatie van fraude en integriteit (en aanverwante begrippen) is vooral centraal georganiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor het beheersen van frauderisico’s uiteindelijk thuishoort bij de eigenaar van de processen. Dit is vaak het management van een afdeling. Zij worden in die verantwoordelijkheid ondersteund door de staf, zoals door de vertrouwenspersoon, de compliance officer, de verbijzonderde interne controle, de risicomanager en de concerncontroller.
Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het boekjaar 2023 neemt het college jaarlijks een rechtmatigheids-verantwoording op in de jaarrekening. Dit zal voor 2025 ook van toepassing zijn. In deze rechtmatigheidsverantwoording informeert het college de raad over in hoeverre baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen zijn. Dit doet het college aan de hand van de spelregels die tussen het college en raad zijn afgesproken in de verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere en het bijbehorende normenkader waarin de relevante wet- en regelgeving worden opgenomen. In het najaar van 2025 zal worden gekeken of de verordening aangepast moet worden en zal ook het nieuwe normenkader voor 2025 door de raad vastgesteld moeten worden. In het jaarverslag en de jaarrekening 2025 zal het college de raad informeren over eventueel geconstateerde financiële onrechtmatigheden en de getroffen beheersmaatregelen om deze in de toekomst te voorkomen.
Voor het misbruik- en oneigenlijk gebruik is nog geen centraal vastgesteld beleid
Dit is geen wettelijke verplichting, maar wel een omissie met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2023 in de jaarrekening wordt opgenomen. Binnen de gemeente zijn wij bezig om het misbruik- en oneigenlijk gebruik vast te leggen in overkoepelend beleid dat door het college vastgesteld moet worden. In het jaarverslag 2025 zullen wij de raad nader informeren over getroffen acties op het gebied van frauderisico’s.