Wet open overheid (Woo)
De Wet open overheid (Woo) maakt de overheid transparanter en toegankelijker door informatie actief en digitaal beschikbaar te stellen. Dit betekent dat we als gemeente zelf informatie openbaar maken, zonder dat iemand erom hoeft te vragen. Het gaat hierbij om gegevens zoals onderzoeksrapporten, beleidsstukken, besluiten en externe adviezen die niet automatisch al openbaar zijn.
Actieve openbaarmaking
Als gemeente Almere volgen we de landelijke fasering en richtlijnen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de VNG voor actieve openbaarmaking. De komende vijf jaar maken we stapsgewijs 11 informatiecategorieën openbaar. Hiervoor heeft de rijksoverheid de Woo-index gemaakt. Dit is een soort wegwijzer naar documenten die door gemeenten openbaar zijn gemaakt. Vanaf 1 november van dit jaar is het eerste deel van de documenten van gemeente Almere te vinden via de Woo-index.
Passieve openbaarmaking
Voor passieve openbaarmaking (het behandelen van Woo-verzoeken) verbeteren we ons interne werkproces. Vanaf 1 oktober is de Woo Desk in gebruik als centraal punt voor alle Woo-verzoeken binnen Gemeente Almere. Dit maakt de afhandeling van verzoeken makkelijker en zorgt ervoor dat we nog beter voldoen aan de eisen van de Wet open overheid. De Woo Desk helpt ons om efficiënter te werken en beter samen te werken tussen afdelingen, waardoor we gemeentelijke informatie transparanter en effectiever beschikbaar kunnen stellen.
Informatiehuishouding op orde
De Woo verplicht ons ook om onze informatiehuishouding goed te organiseren. Dit betekent dat informatie gemakkelijk te vinden en toegankelijk moet zijn. We werken hieraan vanuit het programmateam Woo en de betrokken afdelingen, zodat onze informatie op een duurzame manier openbaar kan worden gemaakt.
Implementatie in onze organisatie
De invoering van de Woo heeft gevolgen voor veel medewerkers en de manier waarop we als organisatie werken. Het programmateam Woo werkt stapsgewijs aan het opstellen van beleid, het aanpassen van werkprocessen en het invoeren van nieuwe systemen om actieve openbaarmaking mogelijk te maken. Daarbij wordt ook gekeken naar wat dit betekent voor onze medewerkers. Er wordt aandacht besteed aan kennisoverdracht, bijvoorbeeld door middel van workshops en hulpmiddelen, en aan bewustwording, houding en gedrag.
Daarnaast werkt het programmateam nauw samen met de afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor het beleid en de richtlijnen rondom de bescherming, beveiliging en het beheer van gemeentelijke informatie.
Afronding Woo-verzoek Floriade
Op 19 juli 2022 kwam bij de gemeente Almere een Woo-verzoek binnen van Omroep Flevoland. Dit verzoek kwam er kort gezegd op neer dat de betreffende journalisten alle documenten over de Floriade openbaar gemaakt wilden hebben. Op vrijdag 16 februari 2024 hebben we het laatste deelbesluit voor het Woo-verzoek over de Floriade verzonden naar Omroep Flevoland, samen met de (deels) openbaar gemaakte documenten.
In totaal hebben we ten behoeve van dit Woo-verzoek, in overleg met de verzoeker, bijna 3.900 documenten beoordeeld. Daarvan zijn bijna 2.100 documenten (deels) openbaar gemaakt, en in goed overleg met de verzoeker in 11 deelzendingen verzonden. Deze documenten zijn allemaal gepubliceerd op Notubiz en zijn te vinden via https://almere.notubiz.nl/dossiers/58239 .
Omdat we nog geen ervaring hadden met omvangrijke Woo-verzoeken was voor de behandeling ervan in eerste instantie € 400.000 begroot. Dat was gebaseerd op een schatting dat het verzoek in 5 maanden tijd volledig zou kunnen worden afgehandeld. De praktijk wees anders uit, het vergde 19 maanden. Daardoor bedragen de kosten tot en met het laatste deelbesluit plus de benodigde archiveringswerkzaamheden (op 31 maart 2024) € 1,4 miljoen. Omdat het een tijdelijk project betrof bestonden deze kosten voornamelijk uit externe inhuur van Woo-juristen.